Planowanie konferencji – część 3

Planowanie konferencji, sprawa wydaje się być prosta i oczywista. W końcu logika sama podpowiada – jest nagłośnienie, jest rzutnik, jest mikrofon. Co może pójść nie tak? I tutaj okazuje się, że czasem sprawa komplikuje się w samym środku wystąpienia. Jako pracownicy, którzy często bywamy na wszelkiego rodzaju szkoleniach, prelekcjach i targach, mogliśmy na własne oczy przekonać się jak łatwo o wpadkę podczas ważnego wydarzenia. Na szczęście mogliśmy uczyć się na błędach innych, a teraz dzielimy się tą wiedzą z Tobą.

Planowanie konferencji – Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uniknąć niepotrzebnych nerwów:

 Sprawdź baterie mikrofonu na dzień przed wystąpieniem. Jeśli będziesz używać sprzętu centrum konferencyjnego, w dobrym tonie będzie poprosić lub zapytać o dostępność rezerwowego mikrofonu „w razie W.”. Na godzinę przed wystąpieniem upewnij się raz jeszcze, że mikrofony są w pełni sprawne. 60 minut to optymalny czas, aby podładować sprzęt, z którego będziesz korzystać.

Koniecznie sprawdź czy nagłośnienie nie przerywa i nie ma żadnych zakłóceń. Jeśli korzystasz z mikroportu lub mikrofonu bezprzewodowego pamiętaj, aby po testowaniu sprzętu wyłączyć go, aby nie zużywał niepotrzebnie baterii. W zależności od wielkości audytorium sprawdź, czy dźwięk wszędzie słychać podobnie.

Zadbaj o to, aby podczas konferencji lub targów każdy z Twoich gości mógł skorzystać z wieszaka. Takie niedogodności pojawiają się dość często podczas spotkań biznesowych. Wprawić to może osobę w niemałe zakłopotanie. Zadbajmy więc o to, aby ubrania wierzchnie zostawić w miejscu do tego przeznaczonym. W końcu zależy nam, aby każdy poczuł się komfortowo.

Przygotowując prezentację, pamiętaj, aby sprawdzić z jakiego sprzętu będzie ona puszczana. Bardzo często do ostatniej chwili wydaje nam się, że prezentacja, którą przykładowo nagraliśmy na pendrive, na innym komputerze nie działa prawidłowo. Najczęstsze problemy to brak dźwięku podczas wyświetlanego filmu albo wyświetlanie w słabszej rozdzielczości. Jeśli nie możesz skorzystać z własnego komputera dowiedz się czy osoba która udostępniać będzie komputer, posiada niezbędne dla Ciebie oprogramowanie.

Mając z tyłu głowy tego typu aspekty unikniesz sytuacji stresujących i nieprzyjemnych zarówno dla Ciebie, Twoich prelegentów jak również Twoich gości.

A jeśli jeszcze nie czytałeś pozostałych części naszego poradnika: Planowanie konferencji, znajdziesz je tu: Planowanie konferencji – część 2 | Primavera Jastrzębia Góra