Polityka Prywatności

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Polityka Prywatności

Administrator danych

POLITYKA PRYWARNOŚCI PRIMAVERA HOTELE SP. Z O.O.

Administratorem Państwa danych osobowych (dalej jako „Administrator danych”) jest Primavera Hotele Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni przy ul. Czesława Niemena 2/U1, 81-603 Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000873446, NIP 9581712384, REGON 387690520, kapitał zakładowy: 100 000 PLN, tel. (58) 774 45 51.

Dane kontaktowe Administratora danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. We wszelkich sprawach, związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora, można uzyskać informacje kontaktując się poprzez:

• Pocztę elektroniczną, przesyłając zapytanie na adres: iodo@primaverahotele.pl
• Listownie pod adresem: Inspektor Ochrony Danych Osobowych Primavera Hotele Sp. z o.o., ul Rozewska 40, 84-104 Jastrzębia Góra.

Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Administrator danych zbiera dane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, przetwarza je zgodnie z prawem i nie poddaje dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Dane są zbieranie jedynie w adekwatnym, niezbędnym i koniecznym zakresie w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.

Państwa dane osobowe uzyskane przy świadczeniu usług, zawieraniu umów oraz w trakcie ich trwania lub realizacji, są wykorzystywane w następujących celach:

• Zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług hotelowych, usług najmu krótkoterminowego oraz innych umów  dotyczących usług oferowanych przez Administratora danych, oraz świadczenia tych usług zgodnie z zawartą umową; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit „b” RODO,
• Wykonania ciążących na Administratorze danych obowiązków prawnych (np. wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych, udostępniania danych tzw. Uprawnionym podmiotom, sądowi, prokuraturze, Policji); podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „c” RODO,
• Dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zawartej umowy o świadczenie usług, bądź wszelkich innych roszczeń, wynikających z obowiązujących przepisów prawa; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „f” RODO,
• Marketingu i promocji wszelkich usług, świadczonych przez Administratora danych; podstawa prawna: wyrażona zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych i promocyjnych, art.6 ust.1 lit. a) RODO.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane

• Przez okres trwania umowy o świadczenie usług oraz po zakończeniu trwania takiej umowy, w celu pełnego rozliczenia się stron ze świadczeń i zobowiązań, wynikających z umowy, do czasu upływu, wskazanego w obowiązujących przepisach terminu przedawnienia roszczeń z takiej umowy, przysługujących zarówno usługodawcy (Administratorowi danych), jak i usługobiorcy, a w zakresie rozliczeń podatkowych przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, wynikający z aktualnie obowiązujących przepisów (obecnie okres przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi 5 lat od końca roku podatkowego, w którym pojawiła się konieczność zapłaty podatku z tytułu świadczonych na państwa rzecz usług),
• Jeśli dane są przetwarzane w oparciu o zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu wycofania tej zgody przez osobę, której dane dotyczą.

Odbiorcy danych

Dostęp do danych będą miały osoby współpracujące z Administratorem danych w związku z realizacją usług na Państwa rzecz, w tym realizujące usługi finansowe, księgowe lub prawne na rzecz Administratora danych. Państwa dane w przypadkach ściśle określonych przepisami prawa będą musiały być przekazane uprawnionym organom, w szczególności Policji bądź prokuraturze.

Przekazywanie danych osobowych poza obszar EOG

Dane osobowe mogą być przekazywane przez Administratora danych do państwa trzeciego, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy. Kwestie związane z możliwością przekazania tych danych do państwa trzeciego mogą wynikać z regulaminów platform takich jak Facebook, TikTok, YouTube i inne. Administrator danych w ramach niniejszego dokumentu zamieścił linki do aktualnych polityk prywatności platform, które mogą mieć dostęp do danych osobowych za pośrednictwem naszej strony internetowej.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Informujemy, że przysługują Państwu następujące prawa, dotyczące danych osobowych:

• Dostępu do danych, tj. uzyskania informacji, czy Administrator danych przetwarza Państwa dane, a jeśli tak, to w jakim zakresie,
• Sprostowania danych osobowych, w przypadku, gdy Państwa zdaniem są one nieprawidłowe lub niekompletne,
• Ograniczenia przetwarzania danych, tj. nakazania przechowywania danych dotychczas zebranych przez Administratora danych i wstrzymania dalszych operacji na danych, za wyjątkiem ich przechowywania,
• Usunięcia danych, w sytuacjach wymienionych w art.17 ust.1 RODO,
• Przeniesienia danych osobowych, tj. przesłania danych innemu administratorowi danych lub przesłania ich do państwa.

Przetwarzanie danych w oparciu o wyrażoną zgodę

W przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o wyrażoną przez Państwa zgodę, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, z tym zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody, przed jej cofnięciem.

Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu:

• Wobec przetwarzania danych, dotyczących Państwa, w celach marketingu bezpośredniego. Administratorowi danych, po wniesieniu takiego sprzeciwu, nie będzie wolno już przetwarzać danych osobowych do takich celów,
• Z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych, które odbywa się w celu, wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych. Administrator danych, po wniesieniu takiego sprzeciwu, nie będzie mógł już przetwarzać danych osobowych do takich celów, chyba, że Administrator wykaże, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych, które będą nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, albo gdy istnieć będą podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa podania danych osobowych

Do zawarcia umowy o świadczenie usług hotelowych, wymagane jest podanie przez Państwa danych, wskazanych w Karcie meldunkowej. Podstawą podania tych danych jest chęć zawarcia umowy o świadczenie usług.

Do zawarcia innych umów o świadczenie usług oferowanych przez Administratora danych, wymagane jest podanie przez Państwa danych, wskazanych w przedstawionych dokumentach. Podstawą podania tych danych jest chęć zawarcia umowy o świadczenie usług.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług.

Do wypełnienia, ciążących na Administratorze danych, obowiązków prawnych, w szczególności związanych z wystawianiem faktur VAT, wymagane jest podanie przez Państwa niezbędnych danych.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru

Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym ma być ustanowiony Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku, gdy Państwa zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora danych odbywa się z naruszeniem prawa. Więcej informacji na stronie www urzędu.

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

Państwa dane podlegać będą profilowaniu w formie zwykłej oraz zautomatyzowanej, wyłącznie w celach zawarcia umowy oraz wykonania na Państwa rzecz usług przez Administratora danych (w tym personalnego dostosowania usług serwisu PRIMALIFE.PL).

Klauzula informacyjna dotycząca monitoringu rozmów telefonicznych w Primavera Jastrzębia Góra

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO informujemy, iż:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Primavera Hotele Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni przy ul. Czesława Niemena 2/U1, 81-603 Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000873446, NIP 9581712384, REGON 387690520 w zakresie realizowanych zadań
• Administratorzy danych osobowych wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych, zapytanie można wysyłać na adres: iodo@primaverahotele.pl
• Nagrywanie rozmów telefonicznych stosowane jest w celu podniesienia bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi interesantów
• Monitoringiem rozmów objęte są wszystkie rozmowy przychodzące
• Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby dzwoniącej do Administratora danych wyrażona poprzez kontynuację rozmowy
• Nagrania przechowywane są przez okres nie przekraczający 14 dni od daty wykonania połączenia
• W przypadku, w którym nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania
• Zarejestrowane rozmowy telefoniczne będą udostępniane jedynie osobom i organom do tego upoważnionym
• Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, nie będą też przetwarzane w sposób zautomatyzowany
• W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadają Państwo następujące prawa:
  – dostępu do dotyczących jej danych osobowych
  – sprostowania danych osobowych
  – usunięcia w sytuacjach określonych w art. 17 ust. 1 RODO zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO:
  – ograniczenia przetwarzania
  – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, o ile żądania nie są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, niemożliwe do wykonania ze względu na ograniczenia techniczne oraz nie ograniczają ich, bądź wykluczają inne przepisy.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny z prawem przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Strona wykorzystuje pliki cookies

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Ciasteczka (cookies)

Niektóre obszary naszej strony internetowej mogą wykorzystywać ciasteczka, czyli małe pliki tekstowe wysyłane do komputera odwiedzającego identyfikujące go w sposób potrzebny do uproszczenia i przyspieszenia działania serwisu (np. poprzez zapamiętanie poprzednio otwartych tekstów i szybsze ich ponowne wczytywanie). Ciasteczka są nieszkodliwe dla komputera, jak również dla użytkownika i jego danych. Każdy użytkownik może je wyłączyć w ustawieniach własnej przeglądarki.

Czym są pliki cookie:

Przyczyniają się do optymalizacji treści reklamowych na naszej stronie internetowej. Umożliwiają nam przeprowadzenie analizy zainteresowania naszą stronę internetową, jak również zawartymi w niej treściami.

Dzięki użyciu technologii cookies jesteśmy w stanie:

przedstawić Ci spersonalizowane reklamy, dostosowane do Twoich oczekiwań i potrzeb, czyli takie które mogą być (i zapewne będą) dla Ciebie bardziej interesujące, zoptymalizować prezentowane treści na naszej stronie internetowej.

 Google Analytics

Nasza strona internetowa korzysta z Google Analytics, usługi analizy oglądalności stron internetowych udostępnianej przez Google, Inc. („Google”). Google Analytics używa „cookies”, czyli plików tekstowych umieszczanych na komputerze użytkownika w celu umożliwienia witrynie przeanalizowania sposobu, w jaki użytkownicy z niej korzystają. Informacje generowane przez cookie na temat korzystania z witryny przez użytkownika (włącznie z jego adresem IP) będą przekazywane spółce Google i przechowywane przez nią na serwerach w Stanach Zjednoczonych.

Google będzie korzystał z tych informacji w celu oceny korzystania z witryny przez użytkownika, tworzenia raportów dotyczących ruchu na stronach dla operatorów witryn oraz świadczenia innych usług związanych z ruchem na witrynach internetowych i korzystaniem z internetu. Google może również przekazywać te informacje osobom trzecim, jeżeli będzie zobowiązana to uczynić na podstawie przepisów prawa lub w przypadku, gdy osoby te przetwarzają takie informacje w imieniu Google.

Google nie będzie łączyła adresu IP użytkownika z żadnymi innymi danymi będącymi w jej posiadaniu. Użytkownik może zrezygnować z cookies wybierając odpowiednie ustawienia na przeglądarce, jednak należy pamiętać, że w takim przypadku korzystanie z wszystkich funkcji witryny może okazać się niemożliwe Korzystając z niniejszej witryny internetowej użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Google dotyczących go danych w sposób i w celach określonych powyżej.

Inne narzędzia, z których korzystamy na naszej stronie internetowej

• Google Ads

• Piksel Meta (Facebook)

• Hotjar

• Microsoft Clarity

• TikTok Pixel

• The Hotels Network

• Betasi (silnik rezerwacyjny)

Administrator danych monitoruje wszelkie narzędzia i integracje od niego niezależne, które mogą być dodane przez jego partnerów i mogą mieć wpływ na funkcjonowanie strony internetowej i w każdym przypadku niezwłocznie aktualizuje powyższą listę.

Do czego wykorzystujemy narzędzia, z których korzystamy na naszej stronie internetowej

Wykorzystujemy powyższe narzędzia w szczególności do:

• rozpoznawania użytkownika, gdy korzysta on z naszych serwisów,
• zapewnienia bezpieczeństwa w celu wsparcia mechanizmów zapobiegających nadużyciom, w tym także wycieku danych,
• zapisania informacji na temat udzielonych zgód dotyczących przetwarzania plików cookies oraz zapisanych w nich danych,
• dostosowywania sposobu korzystania przez użytkownika z naszych serwisów i usług (np. ułatwienie ponownego wyszukiwania),
• udostępnienia funkcjonalności naszych serwisów i usług takich jak ułatwienie wypełniania formularzy, zapewnianie użytkownikowi możliwości korzystania ze zbioru funkcji, informacji i dopasowanych treści. Wykorzystujemy te technologie również do zapamiętywania informacji dotyczących przeglądarki i preferencji użytkownika,
• by zapewnić dostęp do ważnych informacji oraz treści zgodnych z indywidualnymi potrzebami użytkownika, pochodzących z serwerów podmiotów prowadzących odpowiednie serwisy, między innymi: Facebook, TikTok, YouTube, Microsoft Clarity, The Hotels Network z zaznaczeniem, że:
• w serwisie Facebook, obowiązują zasady ochrony prywatności Facebook, dostępne pod adresem: http://pl-pl.facebook.com/help/cookies
• w serwisie TikTok obowiązują zasady ochrony prywatności dostępne pod adresem: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/pl
• w serwisie Youtube, który śledzi odtwarzanie klipów wideo, obowiązują zasady ochrony prywatności, dostępne pod adresem: http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
• w usłudze Microsoft Clarity obowiązują zasady ochrony prywatności dostępne pod adresem: https://clarity.microsoft.com/privacy
• w usłudze The Hotels Network obowiązują zasady ochrony prywatności dostępne pod adresem: https://www.thehotelsnetwork.com/en/privacy-policy

Klauzula informacyjna dotycząca korzystania z czatu (ChatBot AI) na stronie internetowej www.primaveraspa.pl

Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe podane lub przetwarzane w trakcie korzystania z czatu (ChatBot oparty na sztucznej inteligencji) dostępnego na stronie internetowej Administratora danych są przetwarzane w następujących celach:

·      Udzielenia odpowiedzi na zadane pytania oraz przedstawienia propozycji ofert dopasowanych do Państwa zapytania, w oparciu o informacje zawarte w bazie wiedzy Administratora danych oraz dane dotyczące Państwa rezerwacji, pochodzące z silnika rezerwacyjnego PremiumStay; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „b" RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy, na Państwa żądanie) lub art. 6 ust. 1 lit. „f" RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora danych, polegający na zapewnieniu sprawnej obsługi klienta),

·      Przekierowania Państwa do odpowiedniej podstrony, celem samodzielnego dokonania rezerwacji i wypełnienia formularza rezerwacyjnego, z zastrzeżeniem, że za pośrednictwem ChatBota nie dokonuje się rezerwacji ani jej zmiany, a jedynie udostępnia link do potencjalnej oferty; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „f" RODO,

·      Rejestrowania i przechowywania treści korespondencji prowadzonej z ChatBotem w bazie danych aplikacji PremiumHotel, w celu zapewnienia ciągłości obsługi, weryfikacji jakości udzielanych odpowiedzi oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „f" RODO,

·      Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogącymi wyniknąć w związku z korespondencją prowadzoną za pośrednictwem czatu; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „f" RODO,

·      Doskonalenia działania ChatBota oraz jakości świadczonej za jego pomocą obsługi; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. „f" RODO.

Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z czatu Administrator danych może przetwarzać w szczególności: treść zadanych pytań i prowadzonej korespondencji, dane dotyczące Państwa dotychczasowych lub planowanych rezerwacji pozyskane z silnika rezerwacyjnego PremiumStay (o ile są powiązane z Państwa zapytaniem), dane kontaktowe podane w trakcie rozmowy (np. imię, adres e-mail, numer telefonu), a także dane techniczne niezbędne do prawidłowego działania czatu (np. adres IP, identyfikator sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce).

Odbiorcy danych

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem czatu są przechowywane w bazie danych aplikacji PremiumHotel oraz przetwarzane przy wykorzystaniu silnika rezerwacyjnego PremiumStay. Dostawcy tych narzędzi (podmioty obsługujące aplikację PremiumHotel oraz silnik rezerwacyjny PremiumStay) przetwarzają dane osobowe jako podmioty przetwarzające, na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Administrator danych posiada bezpośredni wgląd do treści korespondencji prowadzonej przez klientów z ChatBotem.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem czatu, w tym treść korespondencji, będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i obsługi zgłoszenia, a następnie – do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z taką korespondencją, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat od zakończenia komunikacji.

Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku, gdy dostawca aplikacji PremiumHotel lub silnika rezerwacyjnego PremiumStay przetwarza dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie takie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych, w szczególności w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

ChatBot, wykorzystując mechanizmy sztucznej inteligencji, analizuje Państwa zapytanie oraz dane pochodzące z silnika rezerwacyjnego PremiumStay w celu przekazania odpowiedzi dopasowanej do pytania lub rozmowy. Wskazane działanie nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne. ChatBot jedynie może przekierować do potencjalnej oferty. Decyzję o dokonaniu rezerwacji oraz jej warunkach podejmują Państwo samodzielnie, poprzez wypełnienie formularza rezerwacyjnego. ChatBot nie posiada możliwości dokonania ani zmiany rezerwacji w Państwa imieniu.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w trakcie korzystania z czatu jest dobrowolne, jednak niezbędne do uzyskania odpowiedzi na przesłane zapytanie oraz przedstawienia propozycji oferty.

Wyłączenie odpowiedzialności

Narzędzie ChatBot nie jest doskonałe i może generować nieprawidłowe odpowiedzi. Treści generowane przez ChatBot nie powinny być traktowane jako wiążące, zaś w kwestiach dotyczących zobowiązań Administratora danych wymagają potwierdzenia w procesie dokonywania rezerwacji lub zawierania umowy.

Nie ponosimy odpowiedzialności za skutki wynikające z korzystania z ChatBota w tym za decyzje podjęte na podstawie odpowiedzi dostarczonych przez ChatBota.