Planowanie konferencji – część 2

Jak jednocześnie optymalizować koszty organizacji eventu biznesowego i poprawić wydajność pracowników. Oto kilka fundamentalnych aspektów, na które warto zwrócić uwagę przy planowaniu firmowego spotkania za miastem.
Wyjazd w tygodniu może być pracowity, ale może przynieść też wiele okazji do wypoczynku po pracy. Możesz racjonalnie przeznaczyć wydatki na konferencję w środku tygodnia. Bez względu na to czy chcesz przeprowadzić szkolenie, zorganizować bankiet dla partnerów biznesowych, czy zintegrować swoich pracowników – rozważ czy nie warto przenieść na kilka dni swojego biura za miasto, a popołudniami i wieczorami dać Twoim pracownikom zastrzyk energii i inspiracji.

Jeśli organizujesz kilkudniowe szkolenie lub integrację, koniecznie rozważ wyjazd za miasto z dostępem do otwartych przestrzeni – nad morze lub jezioro. Świeży oddech i odcięcie od codziennego zgiełku wpływa pozytywnie na nastrój Twojego zespołu.

Wybór komfortowych warunków nie zawsze wiąże się z przepłacaniem. Koniecznie zwróć uwagę na to, aby w cenie, którą Twoja firma jest skłonna zapłacić za pobyt, Twój zespół otrzymał możliwie jak najwyższy standard, np. nieograniczony wstęp na basen, saunę, siłownię czy do jacuzzi w cenie pobytu.

Duża część obiektów oferuje bardziej atrakcyjne ceny za pobyt w środku tygodnia, dlatego organizując wyjazd warto skorzystać z poza weekendowych przywilejów. W kwocie, którą Twoja firma musiałaby poświęcić na weekendowy pobyt, możesz otrzymać np. „bogatszą” przerwę kawową podczas szkolenia albo dodatkowy pakiet integracyjny, który pozwoli Twojemu zespołowi zacieśnić więzi i spędzić niezapomniane chwile.

Poszukaj miejsca, które w ciągu dnia zapewni warunki do pracy lub szkolenia. Dowiedz się, jakie łącze internetowe znajduje się w interesującym Ciebie obiekcie. Upewnij się, czy sale konferencyjne posiadają odpowiedni sprzęt: nagłośnienie, rzutnik, klimatyzację. Ważna jest także odpowiednia kubatura pomieszczenia oraz sposób rozmieszczenia siedzeń. Rozstawienie teatralne koncentruje się na skupieniu wszystkich na jednym punkcie. Z kolei „podkowa” zapewnia kontakt wzrokowy pomiędzy uczestnikami. Wszystko zależy również od ilości uczestników.

Jeśli pozwala Ci na to budżet, rozważ integrację z udziałem rodzin pracowników. Ich przywiązanie okaże się nieocenione i poprawi nastrój nie tylko Twojego zespołu, ale także ich rodzin.

Częstą przyczyną, dla której nie wszyscy pracownicy mogą wyjechać na konferencję jest problem z opieką nad dzieckiem. Upewnij się, czy obiekt posiada atrakcje dla najmłodszych, takie jak np. mini przedszkole lub animacje.

Zanim zdecydujesz się wybrać menu na konferencję, zrób wywiad wśród uczestników odnośnie preferencji kulinarnych. Rozważ 2 lub 3 potrawy do wyboru. Rozwiązaniem, które sprawdza się w większości przypadków jest szwedzki bufet. Zagwarantuje on szybkie podanie wszystkim gościom gorących potraw w momencie, kiedy akurat będą oni zainteresowani konsumpcją. W zależności od charakteru imprezy, przemyśl czy lepiej sprawdzą się miejsca stojące z koktajlowymi stolikami czy 10-osobowe stoły galowe.

Muzyka łagodzi obyczaje, dlatego zadbaj o to, aby uczestnicy jak najlepiej zapamiętali ten czas. Jeżeli impreza taneczna z zespołem na żywo nie koniecznie musi mieścić się w budżecie firmy, pomyśl o krótkim recitalu w kameralnym stylu albo o dyskotece.