Konferencje firmowe cieszą się stale rosnącą popularnością. Nie ma w tym nic dziwnego, gdyż przynoszą ogromną wartość dodaną, zwłaszcza kiedy są dobrze zaplanowane. Jednym z kluczowych czynników, w dużej mierze decydującym o powodzeniu całego wydarzenia, jest wyznaczenie najbardziej optymalnej daty jego organizacji.
Najlepsze eventy – organizacja od podstaw
Od czego zacząć planowanie konferencji? Najpierw trzeba stworzyć koncepcję i określić cel spotkania – to umożliwi znalezienie odpowiedniego miejsca i wyznaczenie najlepszego terminu. Konferencje firmowe organizuje się z czterech podstawowych powodów i są to:
- usprawnienie komunikacji wewnętrznej – zacieśnianie kontaktów
- dzielenie się wiedzą – doświadczeniami i problemami
- opracowywanie nowych kierunków działań – wytyczanie nowych celów
- tworzenie kultury zaangażowania pracowniczego
Wiedząc już po co organizowane jest spotkanie warto zadać sobie kilka pytań, które ułatwią nam później odpowiednie dostosowanie poszczególnych elementów i stworzenie spójnej całości przedsięwzięcia. Przede wszystkim ważne jest zidentyfikowanie oczekiwanych efektów po evencie oraz określenie profilu i liczby uczestników. Dzięki temu znajdziemy najbardziej odpowiednie miejsce. Sale konferencyjne w Polsce są przystosowane do wielu sytuacji i gotowe zarówno na kameralne, swobodne spotkania, jak i na te bardziej spektakularne czy prestiżowe. Kiedy już wiemy gdzie, pozostaje kwestia kiedy najlepiej organizować biznesowe eventy i konferencje firmowe.
Konferencje firmowe – jak wybrać termin?
Bez wątpienia ciekawa tematyka, świetny plan spotkania oraz dodatkowe atrakcje dla uczestników to elementy decydujące o sukcesie imprezy. Jednak kluczową sprawą jest odpowiednia data wydarzenia. Na pewno wakacje oraz święta, w tym te nieoficjalne jak walentynki czy dzień kobiet, nie są dobrym terminem. Jest to czas wykorzystywany na urlopy i spotkania w gronie najbliższych, w związku z czym możemy mieć problem z frekwencją.
Dobrze jest sprawdzić czy w planowanym przez nas okresie nie jest organizowane spotkanie konkurencyjne do naszego. I nie chodzi tylko o konferencje firmowe, ale o popularne wydarzenia sportowe, kulturalne czy rozrywkowe, które mogłyby odciągnąć naszych potencjalnych uczestników.
Wiosna i jesień to bardzo dobra pora na różne eventy. Organizacja spotkań w tych sezonach jest korzystna zwłaszcza dla opcji wyjazdowych. Nie ma wówczas specjalnych problemów z komunikacją, jak to bywa w latem czy zimą. Dodatkowo można zorganizować wiele ciekawych atrakcji na świeżym powietrzu. Ale jaki dzień wybrać? Czy to w ogóle ma jakieś znaczenie dla powodzenia wydarzenia biznesowego?
Idealny dzień na konferencje firmowe i eventy – organizacja.
Do niedawna konferencje firmowe i wszelkie biznesowe spotkania były najchętniej organizowane w weekendy. Jednak wiele przesłanek wskazuje, że być może nie jest najlepszy czas na tego typu eventy. Organizacja wydarzenia w środku tygodnia jest dużo korzystniejsza zarówno z punktu widzenia uczestnika, jak i organizatora. Dobrze jest zorganizować spotkanie wtedy, gdy jest duża szansa na świetny nastrój i entuzjazm gości. Poniedziałek, wtorek i środa sprawdzą się doskonale. W te dni najefektywniej pracujemy i łatwiej nam skupić się na merytoryce. Ostatnie dwa dni tygodnia kierują już pomału nasze myśli ku zasłużonemu odpoczynkowi.
Poniedziałek nie jest zbyt lubianym dniem z powodu powrotu do pracy, tak więc niejako przedłużenie weekendu o jeden czy dwa dni, a zwłaszcza w połączeniu z wyjazdem rodzinnym, na pewno spotka się z przychylnym przyjęciem i zapewni sporą frekwencję na wydarzeniu.
Sale konferencyjne w Polsce cieszą się obecnie ogromną popularnością. Bardzo często bywają zarezerwowane na wiele miesięcy i możemy mieć problem z wynajmem w sobotę czy niedzielę miejsca, które sobie upatrzyliśmy. Dlatego właśnie dni w środku tygodnia mogą być bardzo atrakcyjnym terminem, a to wszytko dzięki takim czynnikom jak:
- większy wybór pomieszczeń konferencyjnych
- niższe ceny wynajmu sal
- mniejsze obłożenie hoteli
- łatwiejszy dostęp do atrakcji wybranego obiektu – np. SPA, basen, siłownia
- większa liczba potencjalnych uczestników
Konferencje firmowe realizowane w poniedziałki, wtorki i środy to konkretne, bardzo wymierne korzyści – większy komfort dla uczestników, a dla organizatora ograniczenie kosztów oraz szansa na większą frekwencję i efektywność wydarzenia. Warto przekonać się, czy najnowszy trend w branży MICE to faktycznie dobre rozwiązanie, mające szansę na zdobycie dużej popularności.
