Eventy firmowe to wydarzenia, które często mają bardzo duży wpływ na rozwój i bardziej efektywne zarządzanie firmą. Przedsiębiorcy mogą się zdecydować na zorganizowanie różnych eventów jak np. imprezy integracyjne, konferencje firmowe lub wydarzenie, kiedy jest wręczana nagroda jubileuszowa lub wyróżnienie dla najlepszych pracowników. Korzyści są wymierne i zdaje sobie z tego sprawę każdy właściciel i menadżer, który chociaż raz podjął się organizacji takiego skomplikowanego przedsięwzięcia. Przyjrzyjmy się więc, jakie eventy firmowe muszą być planowane z dużym wyprzedzeniem czasu oraz o czym warto pamiętać, aby wydarzenie było udane.
Impreza integracyjna – jakie eventy firmowe organizujemy z wyprzedzeniem czasowym?
Imprezy integracyjne, jak sama nazwa wskazuje, mają na celu zintegrowanie zespołu oraz zapewnienie okoliczności, które umożliwiają stworzenie silnych więzi pomiędzy współpracownikami i zawiązać pozytywne relacje, poprawiające nie tylko efektywność pracy, ale również zadowolenie personelu. Dobre (i długo wspominane) imprezy integracyjne powinny pozwolić uczestnikom doświadczyć czegoś nowego. Z tego powodu imprezy integracyjne warto organizować z dużym wyprzedzeniem czasowym, a także wybrać atrakcyjne miejsce. Świetnie sprawdzają się lokalizacje w pobliżu natury (góry, jeziora, morze) oraz te, które posiadają szeroką ofertę różnorodnych udogodnień. Najbardziej atrakcyjne ośrodki nie narzekają jednak na brak klientów, dlatego jeżeli chcemy zorganizować event w hotelu lub ośrodku na najwyższym poziomie, warto zaplanować wydarzenie z co najmniej kilku miesięcznym wyprzedzeniem. Dobry obiekt powinien cechować się nie tylko dobrymi warunkami noclegowymi, ale również zapewniać atrakcje, które zadowolą osoby o różnych wymaganiach.
Im szerszy wybór interesujących zajęć dostępnych dla pracowników, tym lepiej, ponieważ jeżeli zależy nam, aby każdy z uczestników wyjazdu był zadowolony, trzeba pamiętać, że ludzie mają różne zainteresowania. Niektórzy wolą aktywny wypoczynek, czyli możliwość poćwiczenia na siłowni lub popływania w basenie, natomiast inni – relaks w saunie, czy odpoczynek z książką. Warto także zadbać o to, aby ośrodek posiadał miejsce nadające się do zorganizowania wieczornej dyskoteki lub ogniska na wieczór. Imprezy integracyjne lepiej organizować poza „wysokim” – letnim sezonem. Okres wakacyjny odpada, ponieważ ciężko w jednym terminie zgromadzić wszystkich pracowników z powodu urlopów i ich indywidualnych wyjazdów. Z oczywistych powodów odpadają także okresy świąteczne, kiedy nawet najbardziej towarzyscy pracownicy wolą spędzić czas ze swoimi rodzinami.
Konferencje firmowe – czy musimy je organizować znacznie wcześniej?
Kolejnym rodzajem eventu, który musi zostać zaplanowany znacznie wcześniej, są konferencje firmowe. Niezależnie od tego, czy organizujemy wewnętrzne konferencje firmowe, czy zamierzamy zorganizować otwartą konferencję z licznymi gośćmi, musimy zacząć od wyboru lokalizacji oraz odpowiedniej promocji wydarzenia.
Każdy z gości musi zostać poinformowany z wyprzedzeniem co najmniej kilku tygodni (lub nawet wcześniej, jeżeli zapraszamy klientów i gości, którzy często występują na konferencjach lub podróżują), aby móc zaplanować swoje obowiązki w taki sposób, żeby znaleźć czas na przybycie.
Wybierając datę konferencji firmowej, powinniśmy unikać nie tylko okresów świątecznych i wakacyjnych, ale również dat, które pokrywają się z innymi wydarzeniami w mieście lub w branży. Konferencje firmowe powinny być organizowane w ścisłej współpracy i konsultacji z pracownikami, tak aby każdy z nich mógł na nią przybyć. Jeżeli organizowane przez nas konferencje firmowe są kilkudniowe, musimy również wybrać odpowiedni obiekt, który poza odpowiednim zapleczem konferencyjnym (salami konferencyjnymi, wyposażeniem, możliwością organizacji poczęstunku) zapewnia dodatkowe atrakcje jak np. różnorodne aktywności fizyczne, kręgielnia, boiska sportowe, zabiegi SPA na miejscu.
Nagroda jubileuszowa lub wręczenie wyróżnień dla pracowników
Eventy firmowe, podczas których wręczana jest nagroda jubileuszowa lub nagroda dla najbardziej efektywnych pracowników, zawsze mają bardzo pozytywny wpływ na morale pracowników. Takie eventy firmowe muszą być jednak zaplanowane znacznie wcześniej, aby nie pominąć żadnego ważnego elementu. W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, jaka będzie nagroda jubileuszowa, którą wręczymy. Poza tym podobnie jak w przypadku imprez integracyjnych oraz konferencji firmowych musimy wybrać miejsce na zorganizowanie ceremonii wręczenia nagród. Możemy to również połączyć z np. weekendowym wyjazdem, podczas którego pracownicy będą mogli dodatkowo zintegrować się oraz wypocząć na łonie natury.
