Czy wideokonferencja może zastąpić spotkanie biznesowe? Pandemia koronawirusa znacznie ograniczyła możliwość kontaktów osobistych i zawodowych. Wideokonferencja jest szansą na ich utrzymanie. Ze względu na środki ostrożności i obostrzenia związane z COVID-19 wiele osób pracuje z domu. Zwykłe rozmowy telefoniczne nie są w stanie zastąpić spotkań i bezpośredniej komunikacji między pracownikami, partnerami, klientami i usługodawcami. Stąd konieczność znalezienia szybkich i prostych sposobów umożliwiających połączenia konferencyjne w trybie „wideo”. Na rynku dostępnych jest kilkadziesiąt narzędzi, dzięki którym konferencja online odbędzie się sprawnie.
Jakie funkcje powinien oferować program do wideokonferencji?
- Obsługa połączeń audio i wideo za pośrednictwem komputera z lokalnymi numerami telefonicznymi w zakresie połączeń głosowych, udostępniania ekranu i wiadomości na czacie.
- Wideokonferencja powinna być możliwa za pośrednictwem aplikacji dla systemów MacOS, Windows, Android, iOS i iPadOs lub przeglądarki.
- Umożliwienie uczestnikom udostępniania własnych treści (np. komentarzy, plików).
- Umożliwianie uczestnikom kontroli nad własną myszą i klawiaturą.
- Narzędzia do rysowania na wyznaczonym ekranie.
- Dobrze, jeśli dostęp do spotkania online jest chroniony hasłem.
- Spersonalizowana sala konferencyjna z własnym adresem URL i identyfikatorem.
- Możliwość nagrywania i udostępniania nagrań.
- Integracja z programem pocztowym.
- Możliwość przesyłania wirtualnych zaproszeń poprzez wiele kanałów (e-mail, social media).
Jak wybrać program do wideokonferencji?
Wybierając program do wideokonferencji przyszły użytkownik musi odpowiedzieć sobie na kilka pytań, zanim dokona subskrypcji. Najważniejsze jest to, czy spotkania odbywać się będą tylko w zamkniętym, wewnętrznym gronie czy może z udziałem usługodawców, klientów lub potencjalnych klientów? Może chodzi o połączenie obu rozwiązań? W każdym przypadku program do wideokonferencji powinien umożliwiać rozmowy wideo. Szczególnie teraz, w czasach dystansu społecznego, kontakt twarzą w twarz, choćby na ekranie, jest niezastąpiony.
Trudno wybrać najlepszy program do wideokonferencji – na rynku jest ich jest wiele. Często wystarczą rozwiązania najprostsze, dające gwarancję, że każdy z zaproszonych poradzi sobie ze stroną techniczną. Czy takie spotkanie może być zorganizowane za pomocą Zooma, Messengera czy Skype’a?
Wideokonferencja Skype
Wideokonferencja Skype bazuje na programie Skype dla firm – bogatszej wersji popularnego komunikatora. Oczywiście sam Skype też nadaje się dla mniejszych przedsiębiorstw, bowiem połączenie wideo możliwe jest dla nawet 25 użytkowników, którzy mogą udostępniać sobie ekran. Wideokonferencja Skype dla firm oferuje dużo więcej zaawansowanych funkcji, jak przekierowanie połączeń i znacznie lepsza jakość połączeń. Ponadto wideokonferencja Skype umożliwia użytkownikom nawet po zakończeniu spotkania dostęp do wiadomości ze znacznikiem czasu.
Wideokonferencja Zoom
Wideokonferencja Zoom jest spotkaniem w wirtualnej „chmurze”. W jego trakcie uczestnicy mogą udostępniać swoje ekrany lub tylko wybrane programy. Można również przekazywać dostęp do myszy i klawiatury. Wideokonferencja Zoom daje gościom dostęp do zintegrowanych narzędzi, takich jak tablica suchościeralna. W czasach pandemii wykorzystanie tej platformy stało się jednym z najbardziej popularnych rozwiązań.
Wideokonferencja Messenger
Komunikator Messenger nie kojarzy się z profesjonalnym wykorzystaniem do spotkań biznesowych online. Tymczasem Facebook, w odpowiedzi na zapotrzebowanie związane z koronawirusem, udoskonalił Messengera. Do współpracy zaproszono kryptologów, by spotkanie na Messenger odbywało się bez udziału nieproszonych gości – ale tylko pod warunkiem, że zaproszenie wysyłamy prywatnie. Wideokonferencja Messenger Rooms – taką bowiem nazwę otrzymał nowy system, przeznaczona jest dla grup do 50 użytkowników. Pokoje mogą być publiczne lub prywatne. Co ciekawe, wideokonferencja Messengera pozwala na dołączenie osobom spoza Facebooka, tylko organizator spotkania musi być zalogowanym użytkownikiem.
