Organizując konferencję szczególnie dużą wagę przykłada się do zaproszenia znanych w branży prelegentów i doboru interesującej tematyki wystąpień. Wybierane jest również atrakcyjne miejsce. W przypadku eventu firmowego w hotelu zwraca się uwagę na standard pokoi dla uczestników spotkania. Ale równie ważnym elementem jest zaplanowanie menu konferencyjnego – bankietowego, które będzie nie tylko smaczne, ale i dostosowane do charakteru imprezy. To właśnie gastronomia, w tym menu konferencyjne, jest podczas wyjazdu bardzo ważnym uzupełnieniem części szkoleniowej, które ma bezpośredni wpływ na ogólny odbiór wyjazdu przez uczestników, dla których organizowany jest event.
Menu bufetowe
Bufet doskonale sprawdza się na imprezach tzw. stojących lub bankietach, gdy goście przemieszczają się po sali. Przykładem są spotkania integracyjne dla firm o mniej formalnym charakterze. Założeniem tego typu wydarzeń jest wzajemne poznanie się większej liczby pracowników. Nie da się tego osiągnąć bez częstej zmiany miejsca. Zmuszając do podchodzenia do stołu szwedzkiego, czy konsumpcja przy stolikach koktajlowych na stojąco, stwarza ludziom okazję do rozmów i poznawania za każdym razem innych osób. Wówczas szczególnie polecane są przystawki typu finger food. Jest to o tyle wygodne, że wystarczy wziąć do ręki przekąskę i serwetkę. Idealnie podkreśla to nieformalny charakter imprezy i samoistnie sprawia, że znika początkowe skrępowanie.
Podczas eventów firmowych w hotelu, takich jak szkolenia lub warsztaty, konieczne jest przygotowanie przerw kawowych. W tym przypadku również odpowiedni jest wybór bufetu i zakąsek. Uczestnicy mogą swobodnie poczęstować się ciepłymi i zimnymi napojami, a ciastka czy niewielkie desery łatwo trzymać w ręce rozmawiając.
Menu konferencyjne warto dostosować do pory dnia. W przypadku dłuższych spotkań należy wprowadzić przerwę lunchową.
Menu serwowane
Bardziej uroczyste eventy firmowe w hotelu, takie jak na przykład spotkania świąteczne czy jubileusze, mają już bardziej formalny charakter. Takie oficjalne bankiety warto rozpocząć zasiadając do stołów bankietowych. Nie zawsze jest to serwowanie wszystkim gościom tej samej potrawy na talerzach (wyjątkiem jest zupa), chociaż jest to zdecydowanie najelegantsza forma. Bywa, że dania główne i przystawki serwowane są na półmiskach przez kelnerów, aby każdy miał możliwość wyboru według własnych preferencji. W takim wypadku menu konferencyjne jest urozmaicone, obowiązkowo obejmując obok dań mięsnych również wegetariańskie (a coraz częściej nawet wegańskie). Jeśli natomiast nie jest ono z założenia zbyt zróżnicowane, należy unikać zbyt ekstrawaganckich potraw. Planując dłuższe imprezy należy również pamiętać o uzupełnianiu zakąsek.
W trakcie długich wieczorów, popularne jest łączenie menu bufetowego z menu serwowanym. Najczęściej podczas uroczystego bankietu, po gorącej kolacji, pojawia się słodki stół oraz bufet z zimnymi przekąskami, sałatkami, który jest na bieżąco uzupełniany i z którego goście korzystać mogą przez cały czas trwania spotkania integracyjnego.
Menu konferencyjne ma ogromne znaczenie dla gości. Zdarza się, że forma i jakość posiłków są tym, co najbardziej zapada w pamięć uczestnikom szkoleń czy spotkań integracyjnych dla firm (oraz tym, co wyznacza jakość hotelu konferencyjnego). Dlatego warto postawić na różnorodność i dobrać sposób podania do charakteru wydarzenia. Pozwoli to każdemu poczuć się naturalnie i nie spowoduje poczucia niezadowolenia. Warto również wybierać hotele konferencyjne, które oferują pomoc doświadczonego koordynatora do spraw organizacji konferencji i szkoleń. Taka osoba między innymi profesjonalnie zaplanuje odpowiednie formy podania i pomoże w wyborze menu dostosowanego do charakteru pobytu.
